Tagesansicht wie gewohnt
Eine Spalte je Therapeutin, farbcodiert, im 20-Minuten-Raster. Termine per Klick anlegen, per Ziehen in eine andere Zeit oder eine andere Spalte verschieben — mit Konfliktprüfung.
Null Einschulung als ZielReferenz 03 · Kalender und KI-Telefonie
Das Telefon nimmt ab.Die Diagnose bleibt im Haus.
Die Physiotherapie Weingartner in Innsbruck arbeitet mit einem Praxiskalender, der sich wie der vertraute alte bedient. Daneben nimmt eine KI-Assistentin Anrufe an und bucht Termine im laufenden Gespräch — ohne dass Diagnosen oder Versicherungsdaten je in die Cloud gelangen.
Die Ausgangslage
Anrufe kommen dann, wenn niemand Zeit hat.
An der Anmeldung wird das Telefon zwischen zwei Patientinnen bedient, unter Zeitdruck. Ein Anruf, der nicht angenommen wird, ist ein Termin, der nicht zustande kommt — und außerhalb der Öffnungszeiten nimmt niemand ab.
Eine Telefonassistenz kann das übernehmen, aber nur wenn sie tatsächlich in den Kalender sehen darf. Und das heißt: rund um die Uhr erreichbar, auch wenn die Praxis zu hat. Eine Software, die nur auf dem Rechner an der Anmeldung läuft, kann das nicht leisten. Genau daraus ergab sich der Zuschnitt des Projekts.
Die zweite Bedingung kam aus der Praxis selbst: Der neue Kalender musste sich wie der alte anfühlen. Vertrautheit war wichtiger als Neuheit, weil Einschulung im laufenden Betrieb kaum stattfinden kann.
Bisher
Anruf oder PatientDas Telefon konkurriert mit dem Menschen am Tresen. Außerhalb der Öffnungszeiten bleibt es stumm.
Heute
Beides gleichzeitigDie Assistentin nimmt an, sucht freie Zeiten, bucht, verschiebt und sagt ab. Der Termin steht sofort im Kalender, erkennbar als Telefonbuchung.
Was gebaut wurde
Ein Kalender, den auch die Assistentin bedienen kann.
Menschen und KI arbeiten auf demselben Datenbestand. Es gibt keinen zweiten Kalender, der abgeglichen werden müsste.
Serientermine
Zwei bis zwanzig Einheiten in einem Zug, Datum, Zeit und Person je Einheit frei wählbar. Entweder alle oder keine — ein halb angelegter Block entsteht nicht.
VerordnungenKI-Telefonassistenz
Nimmt Anrufe an, findet Bestandspatientinnen an der Telefonnummer, sucht freie Zeiten und bucht. Ist ein Wunschtermin belegt, nennt sie Alternativen statt abzubrechen.
Auch außerhalb der ÖffnungszeitenPersonal- und Praxisplanung
Arbeitszeiten je Person und Wochentag, mehrere Blöcke pro Tag. Urlaub, Krankenstand, Fortbildung und Feiertage. Ein Krankenstand storniert die Termine des Tages in einem Schritt, mit Vorschau davor.
AusfälleDiagnosen mit amtlichem Code
Der Katalog folgt der amtlichen ICD-10-Fassung. Für alles, was nicht hineinpasst, bleibt ein Freitextfeld — statt eine falsche Auswahl zu erzwingen.
DokumentationAusdrucke und Tastatur
Tagesplan in A4 quer, Terminzettel für Patientinnen. Bedienbar über die Tastatur: Pfeiltasten für den Tag, T für heute, N für einen neuen Termin.
Tempo an der AnmeldungAus der Anwendung
Zwei Ansichten aus dem laufenden System.
Der Umfang
Was seit der Übergabe weiterläuft.
Gezählte Größen aus dem Projektstand. Sie beschreiben den Umfang der Arbeit, nicht eine gemessene Wirkung in der Praxis.
8Therapeutinnen und Therapeuten arbeiten im selben Kalender
80Terminarten in zehn Behandlungskategorien
47Diagnosen im Katalog, 41 davon mit amtlichem Code
77automatische Tests, dazu Bildvergleiche der Oberfläche
32dokumentierte Versionen seit der ersten Übergabe
24/7ist die Telefonannahme erreichbar, auch bei geschlossener Praxis
Ein Detail
Die Assistentin wechselte mitten im Gespräch ins Norwegische.
Vier Gesprächsprotokolle eines einzigen Tages zeigten dasselbe Muster: Kaum hatte die Assistentin die Telefonnummer Ziffer für Ziffer zurückgelesen, sprach sie plötzlich Norwegisch. In einem anderen Anruf Schwedisch, in einem dritten Englisch. Der Grund ist banal und typisch für Sprachmodelle: Eine lange Kette einzelner Ziffern sieht statistisch nach Skandinavisch aus.
Die Lösung war nicht mehr Technik, sondern eine Regel: Die Sprache wird am ersten Satz festgelegt und danach nicht mehr gewechselt — wer türkisch beginnt, bekommt weiter türkisch. Und Nummern werden nur noch in Blöcken bestätigt, nie Ziffer für Ziffer.
Solche Fehler stehen in keinem Testbericht. Sie finden sich nur, wenn jemand nach der Übergabe echte Gespräche anhört.
KI im Betrieb heißt: zuhören, was sie tatsächlich sagt.
Rahmenbedingungen
Was für die Praxis gilt.
- Betrieb
- Selbst gehostet in der EU, nicht bei einem Anbieter mitgemietet. Die Praxis kann den Betrieb übernehmen oder übernehmen lassen.
- Grenze zur KI
- Diagnosen und Versicherungsnummern erreichen die Telefonassistenz nie. Diese Grenze ist nicht nur vereinbart, sondern durch einen automatischen Test abgesichert.
- Auskunft am Telefon
- Abwesenheitsgründe werden nie genannt. Am Telefon heißt es «an diesem Tag leider nicht verfügbar» — nicht, warum.
- Sicherung
- Täglich, verschlüsselt, mit Warnmeldung wenn eine Sicherung ausbleibt. Die Wiederherstellung wird regelmäßig geprobt, nicht angenommen.
- Eigentum
- Die Software gehört der Praxis. Keine Lizenz, keine Nutzergebühr, kein Abo.
- Später
- Weiterentwicklung erfolgt in kleinen, benannten Versionen — nachvollziehbar statt als laufender Wartungsvertrag.
Der nächste Schritt
Wie viele Anrufe gehen bei Ihnen verloren?
Die meisten Betriebe wissen es nicht, weil ein nicht angenommener Anruf keine Spur hinterlässt. Im ersten Gespräch sehen wir uns an, wann bei Ihnen angerufen wird und was eine Assistenz davon sinnvoll übernehmen kann. Das Gespräch kostet nichts.
Unverbindlich · Festpreis vor dem ersten Handgriff · keine Stundenabrechnung